Главная » Ваш юрист » Правила ведения и хранения трудовых книжек практические нюансы

Правила ведения и хранения трудовых книжек практические нюансы

Трудовая книжка – это персональный документ, фиксирующий данные о трудоустройстве человека и его взаимоотношениях с работодателями. При ведении требует соблюдения определенных правил, которые необходимо знать обеим сторонам, участвующим в процессе ее заполнения (работник и работодатель).

Что представляет собой трудовая книжка

Стаж каждого гражданина РФ, проработавшего на одном предприятии не менее 5 дней, фиксируется в данном документе. Заводится и оформляется он на первом месте трудовой деятельности человека. Хранится в отделе кадров или другом специальном отделе, на руки владельцу выдается только в случае увольнения. Является одним из важнейших источников подтверждения стажа.

Имеет установленный образец, все отклонения от которого являются признаками недействительности. Совпадает по размерам с паспортом, заключается в серую обложку. Внутри 44 пронумерованных страниц из специальной бумаги, содержащих аббревиатуру «ТК», которая наносится водяными знаками. Листы скрепляются швом, он исключает вероятность замены страниц. Подобные меры позволяют легко обнаружить поделку документа.

Правила ведения и хранения трудовых книжек практические нюансы

Необходимость в трудовой книжке

  1. Фактическое отображение трудовой деятельности. Все данные, которые заносятся в ТК, заверяются ответственным лицом, что гарантирует подлинность информации о гражданине, опыте его работы, сферы предыдущей деятельности.
  2. Информирование предполагаемого работодателя о взаимоотношениях работника с предыдущими руководителями. ТК содержит достоверные данные о фактическом стаже работы сотрудника, а также имеющихся достижениях и благодарностях. Причина, по которой работник был уволен, также является важным критерием отбора кадров. На основании такой информации работодатель может обоснованно принять человека или отказать ему в предоставлении вакансии.
  3. Реализация прав на пенсионное обеспечение в будущем. Трудовая книжка – основной документ, который фиксирует и подтверждает реальный стаж работы. Такая информация требуется для правильного подсчета пенсии.



Законодательные акты, регламентирующие нормы и правила ведения и заполнения ТК

Строгие правила оформления и хранения книжки устанавливаются и корректируются отдельными законодательными актами:

  1. Трудовой кодекс РФ (ТК РФ). Вводит стандартный порядок заполнения трудовой, обязует организацию ответственно и правильно оформлять и хранить документ.
  2. Кодекс РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ). Определяет меры наказания при несоблюдении общепринятых норм, которые касаются ТК.
  3. Постановление Минтруда РФ «Об утверждении Инструкции по заполнению ТК». Устанавливает правила заполнения, изменения и исправления граф, полей, разделов документа.
  4. Постановление правительства РФ «О трудовых книжках». Утверждает окончательный порядок допустимых действий ведения, оформления, хранения ТК.

Правила ведения трудовых книжек

То, насколько верно заполняется документ, должен отслеживать не только ответственный представитель предприятия, но и сам владелец, подтверждающий все записи своей подписью.

  1. Даты. Проставляются арабскими цифрами, без буквенных дополнений. Все записи фиксируются фактическими датами, указанными в соответствующем приказе или постановлении.
  2. Цвета чернил. Возможно заполнение синей, фиолетовой или черной пастой. Допустимо использование перьевых, гелевых и шариковых ручек.
  3. Сокращения. Абсолютно все сокращения строго запрещены. Числа, названия приказов, личные данные и другие сведения прописываются полностью.
  4. Состав сведений. В ТК вносится личная информация – ФИО, дата рождения, образование, специальность или профессия, информация о военной службе, если она была. Все данные указываются в соответствии с подтверждающими документами (паспорт, диплом, подтверждающий образование). При смене личных данных старые сведения перечеркиваются одной линией, и вписывается новая информация. Сведения о повышении квалификации вписываются в соответствующую графу без исправлений предыдущих данных.
  5. Язык. Ведется на государственном языке РФ. Возможна дубликация записей в том случае, если в отдельном субъекте РФ официально установлен свой язык.
  6. Соответствие приказу. Каждая запись в ТК дополняется данными приказа или распоряжения работодателя (датой, номером) и должна строго ему соответствовать. Для этой отметки существует специальная графа.
  7. Сроки внесения. Все изменения вносятся работодателем не позже недельного срока, в случае увольнения – в этот же день.
  8. Порядковый номер. Каждая запись имеет свой номер, который проставляется в одноименной графе. Нумерация сведений и коррективов производится последовательно, друг за другом.
  9. Ознакомление сотрудников с записями. С любой записью, вносимой работодателем в ТК, должен быть ознакомлен работник. При этом дубликат записи вноситься в личную карточку сотрудника и подтверждается его подписью.
  10. Лица, ответственные за ведение документа. За ведение отвечают сотрудники, назначенные работодателем. В случае отсутствия официально уполномоченного лица или кадрового отдела, предприятию грозит юридическая или административная ответственность в виде штрафа или приостановления деятельности.



Правила хранения трудовых книжек: сроки

Условия хранения и учета отдельно прописаны законодательством. Организация должна вести книги учета трудовых и бланков. Нарушение данного постановления грозит наложением крупного штрафа на работодателя.

  1. Книга учета движения ТК. В книгу вносятся сведения о приеме сотрудника, его личные данные, указанные в ТК, должность, место работы, реквизиты документов, на основании которых работник был принят в организацию. Все листы прошиваются, нумеруются, подписываются работодателем. Срок ее хранения составляет 75 лет.
  2. Приходно-расходная книга учета бланков. Фиксирует все операции, связанные с бланками ТК (приобретение, расходы), их номера и серии, стоимость. Организация хранит ее в течение 5 лет, по истечении времени данные уничтожаются.
  3. Невостребованные ТК. Невостребованные работником или его родственниками ТК (в случае смерти сотрудника), должны храниться в организации 75 лет.

Ключевые моменты оформления ТК

Титульный лист

Содержит персональную информацию о работнике:

  1. ФИО, дата рождения (в соответствии с паспортными данными).
  2. Полные сведения, содержащие информацию по образованию (допустимо дальнейшие дополнение пункта).
  3. Специальность или профессия (не прописываются вместе).
  4. Фиксируется датой заполнения и подписью работодателя и сотрудника.



Сведения о приеме на работу:

  1. Проставляется порядковый номер записи.
  2. Прописывается полное название предприятия, учреждения или другого объекта трудоустройства.
  3. Указывается отдел, в который работает сотрудник, его должность, профессия.
  4. Вносится наименование и дата документа (приказ, постановление), по которому принят работник.

Записи о переводах:

  • В случае, когда перевод производится внутри предприятия, указывается причина перевода и новое место работы.
  • Если речь идет о переводе в другую организацию, обозначается инициатор действия, согласованность сторон.
  • Во время приема на новое место работы указывается факт перевода.

Увольнение:

  • При увольнении сотрудника указывается реальная причина (несоблюдение обязанностей, по собственному желанию, в связи с переводом и другие).
  • Работодатель должен дополнить данные статьей, соответствующей ТК РФ, по которой осуществляется увольнение.
  • Все записи подтверждаются печатью предприятия, подписями ответственных лиц и самого сотрудника.
Совместительство: ТК ведется в основном месте работы. По просьбе работника указываются данные о совместительстве, с условием предоставления документов, подтверждающих этот факт.

Как правильно заверить копию

  1. Каждая страница заверяется уполномоченным сотрудником и помечается записью о том, что копия верна.
  2. В ксерокопии указывается дата и должность работника на момент создания.
  3. Печать работодателя проставляется на каждой странице копии книжки, в том числе и на записи «копия верна».



1. Дубликат

Оформляется так же, как трудовая книжка. В нее заносятся только подтвержденные факты трудового стажа и различные сведения с последнего места работы. Выдается по требованию работника в течение 3 дней.

Информация, содержащаяся в дубликате

  1. Общий трудовой стаж.
  2. Информация о поощрении на последнем месте работы.
  3. В случае подтверждающих документов, вносятся данные о предыдущих местах, периодах работы, должности, профессии, квалификации.
  4. Номера и даты подтверждающих документов.

Основания для выдачи дубликата:

  1. Утеря ТК. В этом случае копия после подачи письменной просьбы о восстановлении документа на последнем месте занятости.
  2. Ненадлежащий вид. Если книжка порванная, промокшая, подгоревшая, испачканная, или имеет другие дефекты, ее владелец вправе обратиться к работодателю за получением дубликата.
  3. Неверные записи. В такой ситуации работнику выдается дубликат, содержащий все сведения из трудовой книжки, кроме недействительных данных, которые не прописываются.

2. Вкладыши

Вставляются в документ тогда, когда не хватает листов для заполнения. Считаются действительными в сопровождении основного документа, фиксирующего наличие вкладышей.

3. Ошибки



Перечеркивания, помарки, использование корректоров недопустимы:

  1. Для исправления неверной записи вносится изменение, которому присваивается следующий порядковый номер.
  2. Исправления вносятся работодателем, которым допущена ошибка. Остальные работодатели обладают подобным правом только при наличии заверенных документов, подтверждающих ошибку (архивные справки, копии трудового договора).

Алгоритм внесения записей об ошибках:

  1. В первой графе проставляется правильная запись.
  2. Во второй – дата исправления.
  3. В следующей графе указывается, какая именно запись исправлена и считается ошибочной.
  4. В четвертой графе обозначается дата и номер приказа, по которому были внесены изменения.

Нюансы заполнения трудовой книжки ИП

По закону, индивидуальный предприниматель является работодателем, то есть он обязан вести трудовые своих работников в соответствии с установленными нормами. Оформлять книжку на самого себя предпринимателям запрещено. До тех пор, пока гражданин числится ИП, ему начисляется трудовой стаж.

В случае если ИП устраивается на работу, его трудовая книжка заполняется в соответствии с общепринятыми правилами.

Нюансы заполнения ТК, если работодатель – физическое лицо

Для граждан, работающих на работодателя, представляющего физическое лицо, существуют свои особенности ведения документа:

  1. Трудовая книжка не хранится в отделе кадров предприятия, а остается у владельца на руках.
  2. Все договоры, на основании которых вносятся изменения (прием на работу, увольнение), регистрируются в службе занятости.
  3. Все записи подтверждаются подписью и печатью не только работодателя, но и представителя государственной службы занятости, наделенного соответствующими полномочиями.



Владелец книжки должен знать, как правильно ведется, хранится и содержится этот документ. Подобные знания гарантируют отсутствие дальнейших проблем, связанных с ТК, при устройстве на новое место работы и получении пенсии.

О admin

Оставить комментарий

x

Check Also

Как получить лицензию на такси в Москве

Как самостоятельно получить лицензию на такси в Москве? Самостоятельно получить лицензию на такси в Москве и области сегодня можно двумя способами оформить ИП или ...

Как получить лицензию на охранную деятельность ?

Как оформить лицензию на частную охранную деятельность? Охранная деятельность относится к числу лицензируемых. Получать разрешительный документ на ее осуществление могут фирмы в статусе ООО ...

Как получить кредитную карту Тинькофф Алиэкспресс

Кредитная карта Тинькофф Алиэкспресс: как получить, плюсы и минусы Чтобы получить кредитную карту Тинькофф Алиэкспресс вам не придется даже обращаться в банк лично! Все, ...

Как получить кредит на погашение других кредитов?

Самые доступные способы получить кредит на погашение других кредитов ​Вопрос о получении нового кредита для погашения действующего может возникнуть в двух ситуациях. Первая из ...

Как получить кадастровый паспорт на нежилое помещение

Кадастровый паспорт на нежилое помещение Кадастровый паспорт на нежилое помещение оформляется в соответствие с Федеральным законом № 218-ФЗ, а условия его выдачи существенно отличаются ...

Как получить кадастровый паспорт на дом

Что нужно для оформления кадастрового паспорта на дом Получить кадастровый паспорт на дом можно в результате ввода объекта в эксплуатацию и постановке его на ...

Как получить кадастровый паспорт земельного участка

Кадастровый паспорт на земельный участок: как получить Кадастровый паспорт земельного участка документ, позволяющий узнать всю детальную информацию об объекте. Он входит в число правоустанавливающих ...

Как получить ипотеку с государственной поддержкой

Ипотечные программы с государственной поддержкой : что это такое, условия На сегодняшний день доходы далеко не каждого человека позволяют купить собственное жилье. Кроме того, ...

Как получить ипотеку многодетной семье?

Дают ли ипотеку многодетным семьям? Сегодня мы подробно разберем вопрос: как получить ипотеку многодетной семье. Решить жилищный вопрос в многодетной семье особо сложно. Для ...

Как получить землю под фермерское хозяйство

Предоставление земельных участков для фермерского хозяйства Бесплатно получить землю под фермерское хозяйство можно в собственное владение и в наем с определенным сроком либо бессрочно. ...

Как получить землю под родовое поместье в России

Можно ли бесплатно получить землю под родовое поместье? Бесплатно получить землю под родовое поместье в России на законных основаниях возможно с 2015 года. В ...

Как получить земельные участки ветеранам боевых действий

Земельные участки для ветеранов боевых действий Земельные участки ветеранам боевых действий на протяжении длительного времени предоставлялись не только в первоочередном порядке, но и на ...

Как получить гражданство Черногории гражданину России

Как гражданину России получить гражданство Черногории? Джордж Байрон считал Черногорию живописнейшим местом на земле. Эта балканская страна богата своей природой и культурой, поэтому нет ...

Как получить гражданство Болгарии гражданину России

Как получить гражданство Болгарии: способы и условия оформления статуса ​Республика Болгария солнечная страна, расположенная на Балканском полуострове и имеющая выход к Черному морю. Ежегодно ...

Как получить вид на жительство в Европе гражданину России

Как российскому гражданину получить ВНЖ в Европе, в каких странах сделать это проще всего ​Оформить вид на жительство в одной из европейских стран можно ...

Как получать кэшбэк на АлиЭкспресс

4 лучших способа получить кэшбэк на АлиЭкспресс Чтобы получать кэшбэк с покупок на алиэкспресс уже не требуется часами выискивать действующий промокод или ждать очередную ...

Как пожаловаться на перепланировку соседей?

Как и куда нужно жаловаться на перепланировку соседей? Любовь наших сограждан к всевозможным перестройкам, переделкам, даже к банальным ремонтным работам в квартирах – неистребима. ...

Как поднять себе зарплату?

Как поднять себе зарплату? Людей, которые считают, что им платят достаточно за их труд, найдется немного. Руководители же, напротив, полагают, что платят подчиненным в ...

Как подать заявление о расторжении брака в суд: образец

Как подать заявление о расторжении брака в суд? Бракосочетание всегда закрепляется юридически. Таким же официальным документом должен быть заверен и разводный процесс. В различных ...

Как подать в суд на управляющую компанию ЖКХ

Как подать в суд на управляющую компанию? ​Подать в суд на управляющую компанию ЖКХ можно за завышение тарифов, за отсутствие ремонта, за ущерб при ...

Как подать в суд на страховую компанию по ОСАГО

Подача в суд на страховую компанию: порядок действий Повод подать в суд по ОСАГО, как правило, возникает при отказе в выплате страхового возмещения, либо ...

Как подать в суд на МФО?

Как подать в суд на микрофинансовую организацию? По мере того как микрофинансовая деятельность на законодательном уровне стала регламентироваться более жестко, количество претензий и исков ...

Как платить картой за границей?

Оплата картой за границей РФ: выбираем лучшую Платить картой за границей сегодня предпочитает все большее количество граждан. Они не хотят носить наличные с собой, ...

Как переоформить машину на другого человека по новому закону

Как переоформить авто на нового владельца В РФ уже несколько лет работают с обновленной системой касающейся регистрации собственнических прав на автотранспорт. По сравнению с ...

Рейтинг@Mail.ru