Главная » Ваш юрист » Правила ведения и хранения трудовых книжек практические нюансы

Правила ведения и хранения трудовых книжек практические нюансы

Трудовая книжка – это персональный документ, фиксирующий данные о трудоустройстве человека и его взаимоотношениях с работодателями. При ведении требует соблюдения определенных правил, которые необходимо знать обеим сторонам, участвующим в процессе ее заполнения (работник и работодатель).

Что представляет собой трудовая книжка

Стаж каждого гражданина РФ, проработавшего на одном предприятии не менее 5 дней, фиксируется в данном документе. Заводится и оформляется он на первом месте трудовой деятельности человека. Хранится в отделе кадров или другом специальном отделе, на руки владельцу выдается только в случае увольнения. Является одним из важнейших источников подтверждения стажа.

Имеет установленный образец, все отклонения от которого являются признаками недействительности. Совпадает по размерам с паспортом, заключается в серую обложку. Внутри 44 пронумерованных страниц из специальной бумаги, содержащих аббревиатуру «ТК», которая наносится водяными знаками. Листы скрепляются швом, он исключает вероятность замены страниц. Подобные меры позволяют легко обнаружить поделку документа.

Правила ведения и хранения трудовых книжек практические нюансы

Необходимость в трудовой книжке

  1. Фактическое отображение трудовой деятельности. Все данные, которые заносятся в ТК, заверяются ответственным лицом, что гарантирует подлинность информации о гражданине, опыте его работы, сферы предыдущей деятельности.
  2. Информирование предполагаемого работодателя о взаимоотношениях работника с предыдущими руководителями. ТК содержит достоверные данные о фактическом стаже работы сотрудника, а также имеющихся достижениях и благодарностях. Причина, по которой работник был уволен, также является важным критерием отбора кадров. На основании такой информации работодатель может обоснованно принять человека или отказать ему в предоставлении вакансии.
  3. Реализация прав на пенсионное обеспечение в будущем. Трудовая книжка – основной документ, который фиксирует и подтверждает реальный стаж работы. Такая информация требуется для правильного подсчета пенсии.



Законодательные акты, регламентирующие нормы и правила ведения и заполнения ТК

Строгие правила оформления и хранения книжки устанавливаются и корректируются отдельными законодательными актами:

  1. Трудовой кодекс РФ (ТК РФ). Вводит стандартный порядок заполнения трудовой, обязует организацию ответственно и правильно оформлять и хранить документ.
  2. Кодекс РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ). Определяет меры наказания при несоблюдении общепринятых норм, которые касаются ТК.
  3. Постановление Минтруда РФ «Об утверждении Инструкции по заполнению ТК». Устанавливает правила заполнения, изменения и исправления граф, полей, разделов документа.
  4. Постановление правительства РФ «О трудовых книжках». Утверждает окончательный порядок допустимых действий ведения, оформления, хранения ТК.

Правила ведения трудовых книжек

То, насколько верно заполняется документ, должен отслеживать не только ответственный представитель предприятия, но и сам владелец, подтверждающий все записи своей подписью.

  1. Даты. Проставляются арабскими цифрами, без буквенных дополнений. Все записи фиксируются фактическими датами, указанными в соответствующем приказе или постановлении.
  2. Цвета чернил. Возможно заполнение синей, фиолетовой или черной пастой. Допустимо использование перьевых, гелевых и шариковых ручек.
  3. Сокращения. Абсолютно все сокращения строго запрещены. Числа, названия приказов, личные данные и другие сведения прописываются полностью.
  4. Состав сведений. В ТК вносится личная информация – ФИО, дата рождения, образование, специальность или профессия, информация о военной службе, если она была. Все данные указываются в соответствии с подтверждающими документами (паспорт, диплом, подтверждающий образование). При смене личных данных старые сведения перечеркиваются одной линией, и вписывается новая информация. Сведения о повышении квалификации вписываются в соответствующую графу без исправлений предыдущих данных.
  5. Язык. Ведется на государственном языке РФ. Возможна дубликация записей в том случае, если в отдельном субъекте РФ официально установлен свой язык.
  6. Соответствие приказу. Каждая запись в ТК дополняется данными приказа или распоряжения работодателя (датой, номером) и должна строго ему соответствовать. Для этой отметки существует специальная графа.
  7. Сроки внесения. Все изменения вносятся работодателем не позже недельного срока, в случае увольнения – в этот же день.
  8. Порядковый номер. Каждая запись имеет свой номер, который проставляется в одноименной графе. Нумерация сведений и коррективов производится последовательно, друг за другом.
  9. Ознакомление сотрудников с записями. С любой записью, вносимой работодателем в ТК, должен быть ознакомлен работник. При этом дубликат записи вноситься в личную карточку сотрудника и подтверждается его подписью.
  10. Лица, ответственные за ведение документа. За ведение отвечают сотрудники, назначенные работодателем. В случае отсутствия официально уполномоченного лица или кадрового отдела, предприятию грозит юридическая или административная ответственность в виде штрафа или приостановления деятельности.



Правила хранения трудовых книжек: сроки

Условия хранения и учета отдельно прописаны законодательством. Организация должна вести книги учета трудовых и бланков. Нарушение данного постановления грозит наложением крупного штрафа на работодателя.

  1. Книга учета движения ТК. В книгу вносятся сведения о приеме сотрудника, его личные данные, указанные в ТК, должность, место работы, реквизиты документов, на основании которых работник был принят в организацию. Все листы прошиваются, нумеруются, подписываются работодателем. Срок ее хранения составляет 75 лет.
  2. Приходно-расходная книга учета бланков. Фиксирует все операции, связанные с бланками ТК (приобретение, расходы), их номера и серии, стоимость. Организация хранит ее в течение 5 лет, по истечении времени данные уничтожаются.
  3. Невостребованные ТК. Невостребованные работником или его родственниками ТК (в случае смерти сотрудника), должны храниться в организации 75 лет.

Ключевые моменты оформления ТК

Титульный лист

Содержит персональную информацию о работнике:

  1. ФИО, дата рождения (в соответствии с паспортными данными).
  2. Полные сведения, содержащие информацию по образованию (допустимо дальнейшие дополнение пункта).
  3. Специальность или профессия (не прописываются вместе).
  4. Фиксируется датой заполнения и подписью работодателя и сотрудника.



Сведения о приеме на работу:

  1. Проставляется порядковый номер записи.
  2. Прописывается полное название предприятия, учреждения или другого объекта трудоустройства.
  3. Указывается отдел, в который работает сотрудник, его должность, профессия.
  4. Вносится наименование и дата документа (приказ, постановление), по которому принят работник.

Записи о переводах:

  • В случае, когда перевод производится внутри предприятия, указывается причина перевода и новое место работы.
  • Если речь идет о переводе в другую организацию, обозначается инициатор действия, согласованность сторон.
  • Во время приема на новое место работы указывается факт перевода.

Увольнение:

  • При увольнении сотрудника указывается реальная причина (несоблюдение обязанностей, по собственному желанию, в связи с переводом и другие).
  • Работодатель должен дополнить данные статьей, соответствующей ТК РФ, по которой осуществляется увольнение.
  • Все записи подтверждаются печатью предприятия, подписями ответственных лиц и самого сотрудника.
Совместительство: ТК ведется в основном месте работы. По просьбе работника указываются данные о совместительстве, с условием предоставления документов, подтверждающих этот факт.

Как правильно заверить копию

  1. Каждая страница заверяется уполномоченным сотрудником и помечается записью о том, что копия верна.
  2. В ксерокопии указывается дата и должность работника на момент создания.
  3. Печать работодателя проставляется на каждой странице копии книжки, в том числе и на записи «копия верна».



1. Дубликат

Оформляется так же, как трудовая книжка. В нее заносятся только подтвержденные факты трудового стажа и различные сведения с последнего места работы. Выдается по требованию работника в течение 3 дней.

Информация, содержащаяся в дубликате

  1. Общий трудовой стаж.
  2. Информация о поощрении на последнем месте работы.
  3. В случае подтверждающих документов, вносятся данные о предыдущих местах, периодах работы, должности, профессии, квалификации.
  4. Номера и даты подтверждающих документов.

Основания для выдачи дубликата:

  1. Утеря ТК. В этом случае копия после подачи письменной просьбы о восстановлении документа на последнем месте занятости.
  2. Ненадлежащий вид. Если книжка порванная, промокшая, подгоревшая, испачканная, или имеет другие дефекты, ее владелец вправе обратиться к работодателю за получением дубликата.
  3. Неверные записи. В такой ситуации работнику выдается дубликат, содержащий все сведения из трудовой книжки, кроме недействительных данных, которые не прописываются.

2. Вкладыши

Вставляются в документ тогда, когда не хватает листов для заполнения. Считаются действительными в сопровождении основного документа, фиксирующего наличие вкладышей.

3. Ошибки



Перечеркивания, помарки, использование корректоров недопустимы:

  1. Для исправления неверной записи вносится изменение, которому присваивается следующий порядковый номер.
  2. Исправления вносятся работодателем, которым допущена ошибка. Остальные работодатели обладают подобным правом только при наличии заверенных документов, подтверждающих ошибку (архивные справки, копии трудового договора).

Алгоритм внесения записей об ошибках:

  1. В первой графе проставляется правильная запись.
  2. Во второй – дата исправления.
  3. В следующей графе указывается, какая именно запись исправлена и считается ошибочной.
  4. В четвертой графе обозначается дата и номер приказа, по которому были внесены изменения.

Нюансы заполнения трудовой книжки ИП

По закону, индивидуальный предприниматель является работодателем, то есть он обязан вести трудовые своих работников в соответствии с установленными нормами. Оформлять книжку на самого себя предпринимателям запрещено. До тех пор, пока гражданин числится ИП, ему начисляется трудовой стаж.

В случае если ИП устраивается на работу, его трудовая книжка заполняется в соответствии с общепринятыми правилами.

Нюансы заполнения ТК, если работодатель – физическое лицо

Для граждан, работающих на работодателя, представляющего физическое лицо, существуют свои особенности ведения документа:

  1. Трудовая книжка не хранится в отделе кадров предприятия, а остается у владельца на руках.
  2. Все договоры, на основании которых вносятся изменения (прием на работу, увольнение), регистрируются в службе занятости.
  3. Все записи подтверждаются подписью и печатью не только работодателя, но и представителя государственной службы занятости, наделенного соответствующими полномочиями.



Владелец книжки должен знать, как правильно ведется, хранится и содержится этот документ. Подобные знания гарантируют отсутствие дальнейших проблем, связанных с ТК, при устройстве на новое место работы и получении пенсии.

О admin

Оставить комментарий

x

Check Also

Как застраховать квартиру при сдаче в аренду

Страхование сдаваемых в аренду квартир Сдача жилья в аренду — прибыльный бизнес, доступный каждому, у кого имеется во владении некая недвижимость. Однако, каждый владелец ...

Как застраховать квартиру от пожара и затопления

Как застраховать квартиру от пожара и затопления Согласно статистике распространенности различных страховых случаев, реально имеющих место при страховании квартир, на первом месте заслуженно находятся ...

Как застраховать квартиру от затопления

Страхование квартиры от затопления соседей и соседями: особенность, стоимость, где лучшие условия ​Страхование недвижимости это достаточно большой спектр услуг, оказываемых страховыми компаниями как частным, ...

Как зарегистрировать товарный знак самостоятельно: пошаговая инструкция

Порядок регистрации товарного знака ​Регистрация товарного знака, как показывает практика, достаточно долгий и непростой процесс. Именно поэтому в Российской Федерации ведут практику патентные поверенные ...

Как зарегистрировать ИП онлайн: этапы процедуры, перечень документов

Можно ли зарегистрировать ИП онлайн? Зарегистрировать ИП онлайн может любой гражданин РФ, а также иностранец, соответствующий установленным законодательством требованиям. Индивидуальное предпринимательство является наиболее оптимальной ...

Как заработать на Ютубе: инструкция для новичков

Сколько можно заработать на Ютубе? Хотите узнать, как заработать на Ютубе и сколько зарабатывают блоггеры Ютуба? Тогда эта статья для вас! Большинство людей полагают, ...

Как заработать на паблике в ВК: инструкция

Как зарабатывают на пабликах Вконтакте? Хотите узнать, как создать паблик в ВК и заработать? Тогда приглашаем к прочтению нашей статьи. В ней представлена не ...

Как заработать на криптовалюте?

Инвестиции в криптовалюту. Как заработать? Зарабатывать на криптовалюте можно сегодня несколькими способами. Тем более что эта разновидность получения прибыли становится все более популярной в ...

Как заработать на бинарных опционах новичку: 2 варианта

Основы заработка на бинарных опционах для новичков Заработать на бинарных опционах новичку без вложений можно. Но насколько реально достичь этого? Сегодня поговорим об этом. ...

Как заработать деньги, сидя дома: топ-20 способов

Как заработать деньги, сидя дома Хотите знать, как заработать деньги, сидя дома без вложений? Тогда приглашаем Вас к прочтению нашей статьи. Из нее Вы ...

Как заработать деньги в интернете от 200 до 500 рублей в день

Зарабатываем в интернете от 200 до 500 рублей в день Возможно, вы еще не знаете, но сегодня есть множество эффективных способов, как заработать деньги ...

Как заработать в интернете на просмотре рекламы?

Зарабатываем деньги на просмотре рекламы в интернете Сегодня в интернете можно заработать на просмотре рекламы. Это простой, доступный и эффективный способ получения хорошего дохода ...

Как заработать в интернете без вложений прямо сейчас

Топ-7 способов заработать в интернете без вложений Хотите заработать без вложений прямо сейчас, но не знаете как? Часто проводите своё время в социальных сетях, ...

Как заработать в интернете без вложений

Как заработать в интернете без вложений и без мошенничества? Хотите знать, как заработать в интернете без вложений? Тогда обязательно прочтите статью до конца. Здесь ...

Как заработать 1000 рублей за час без вложений прямо сейчас

Как заработать 1000 рублей за час без вложений? Если вы хотите заработать 1000 рублей за час без вложений прямо сейчас, то эта статья для ...

Как зарабатывать с помощью биткоинов?

Зарабатываем в интернете с помощью биткоинов Зарабатывать с помощью биткоинов сегодня хотят многие. Этот вариант дохода привлекает своими перспективами. Но многие желающие даже не ...

Как заполнить декларацию 3-НДФЛ для ИП на ОСНО

Заполнение декларации 3-НДФЛ ИП на общем режиме налогообложения ИП, применяющие общую систему налогообложения, в обязательном порядке заполняют и сдают в налоговый орган по месту ...

Как заполнить 3 НДФЛ за год: образцы

Заполнение налоговой декларации 3-НДФЛ за 2016 год В каких случаях необходимо представление отчетности по форме 3-НДФЛ: При заявлении налогового вычета (любого) через налоговый орган; ...

Как закрыть ООО без налоговой проверки : с долгами, без долгов

Возможно ли закрыть ООО без налоговой проверки? Закрыть ООО без налоговой проверки задача, которую легко осуществить при знании законодательства РФ, способов и особенностей ликвидации ...

Как законно избавиться от кредитных долгов

Как на законных основаниях избавиться от кредитных долгов? Когда заемщик оказывается в трудной финансовой ситуации, сопряженной к тому же одним или несколькими непогашенными кредитными ...

Как заказать выписку из ЕГРН онлайн: инструкция

Как заказать выписку из ЕГРН онлайн? Заказать выписку из ЕГРН онлайн можно воспользовавшись официальным сайтом Росреестра либо специальным сервисом. Документ предоставит сведения о собственниках ...

Как заказать выписку из ЕГРН на земельный участок онлайн

Выписка из ЕГРН на земельный участок онлайн Заказать выписку из ЕГРН на земельный участок в электронном виде сегодня может любой желающий. Такая возможность есть ...

Как доказать банку свою неплатежеспособность: советы юриста

Как доказать банку свою неплатежеспособность? Из-за низкого уровня финансовой грамотности населения и доступности банковских кредитов в России годами складывается достаточно напряженная обстановка с ростом ...

Как добывать криптовалюту: все способы

Все способы добычи криптовалюты в домашних условиях Добывать криптовалюту можно дома, с небольшими инвестициями и в надежде на серьезный доход. Это реальная задача для ...

Рейтинг@Mail.ru